Oct 22, 2017 Last Updated 1:51 AM, May 23, 2017

Cómo generar experiencia real y conocimiento técnico para universitarios en 6 sigma esbelto

Tener experiencia usando herramientas y estadísticas de mejora de la calidad en situaciones reales, puede significar una ventaja para los graduados cuando intenten incorporarse al mercado laboral. Es por eso que la Indiana State University ofrece un curso de mejora de procesos de negocio, así como una especialización en 6 sigma esbelto (lean six sigma), dando a los estudiantes la oportunidad de trabajar en proyectos basados en situaciones cotidianas de la industria.

Foto Ken Jones 350Ken Jones, profesor de operaciones y gestión de la cadena de suministro, dicta el curso de mejora de procesos de negocio que cubre una variedad de técnicas y herramientas de 6 sigma esbelto que las empresas utilizan para entender, analizar y mejorar los procesos y entornos de trabajo. Gracias a una asociación con empresas locales, los estudiantes que toman la clase realizan proyectos con dicho sistema y se convierten en cintas verdes (green belts) certificados. Como ayuda para administrar todos los elementos de sus proyectos y entender mejor los datos derivados de ellos, los estudiantes se apoyan en el software de Minitab.

Bajo la orientación del profesor Ken Jones, los estudiantes de Universidad Estatal de Indiana utilizan las herramientas del software de Minitab como ayuda para realizar proyectos de 6 sigma esbelto.

Experiencia real en el salón de clases

Jones ve la colaboración con socios comerciales externos en proyectos de 6 sigma esbelto como una experiencia positiva para sus estudiantes, quienes tienen la oportunidad de trabajar directamente con los empleados en una variedad de proyectos y así complementar lo que aprenden en el aula. “Las empresas exponen a los estudiantes a situaciones un tanto ambiguas en las que ellos no están completamente seguros al principio de qué herramientas deben aplicar, así que inmediatamente enfrentan el desafío de cómo estructurar el proyecto para resolver el problema de la empresa”, señala Jones. “Después de su exposición a este tipo de situaciones reales, los estudiantes parecen interesarse mucho más en lo que hacen en el aula.”

Jones dice que el componente empírico de los proyectos enseña a los estudiantes lecciones adicionales que no se encuentran en un libro de texto. “El campo de operaciones y gestión de la cadena de suministro es una disciplina de negocios muy práctica”, agrega. “Los estudiantes se marchan de la clase después de haber visto y experimentado cómo funcionan las técnicas de 6 sigma en situaciones reales, y pueden aplicar en el futuro lo que aprendieron.”

Los estudiantes que trabajan en proyectos externos con empresas locales utilizan las herramientas de 6 sigma esbelto disponibles en Quality Companion y Minitab Statistical Software, como ayuda para administrar sus proyectos y analizar los datos de los mismos. También utilizan Quality Trainer, el curso de e–learning de Minitab, para pulir su conocimiento estadístico.

Sirviendo a los necesitados con una mejor administración de inventario

Chaleise Everly, quien cursa una especialización en contabilidad en la universidad, trabajó con Lighthouse Mission, un grupo sin fines de lucro que ayuda a personas que necesitan alimento, refugio y ropa en el área de Terre Haute, con el fin de establecer un sistema de administración de inventario para las donaciones y las ventas en la sede principal y los diversos puntos de venta del grupo. “Lighthouse Mission tenía un sistema de inventario muy débil, así que realmente tuve que empezar desde cero”, comenta Everly. “No había un sistema de archivo claro para las donaciones y las ventas, y la mayoría de los registros estaban escritos a mano.”

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Con los mapas de procesos de Quality Companion los estudiantes pueden investigar el estado actual o futuro de un proceso, e identificar fácilmente maneras de optimizar procesos y eliminar desperdicios.

Como eran pocas las mediciones iniciales válidas que estaban disponibles para determinar el volumen actual de donaciones y ventas, Everly comenzó por recopilar y analizar registros de la caja registradora para tener una idea de la diferencia promedio entre las ventas y las donaciones. Después de formar una línea de base y recolectar datos de inventario actuales, utilizó el software de mejora de procesos Quality Companion, para comenzar a estructurar su proyecto. Con la opción ‘Roadmap’ de proyecto de la aplicación, logró definir y seguir las fases del proceso DMAIC y organizar y administrar todas las herramientas que necesitaba en un solo archivo de proyecto. Las herramientas de 6 sigma integradas de Quality Companion y los coaches a solicitud brindaron a Everly la orientación que necesitaba para utilizar las herramientas adecuadas en cada fase.

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La opción Roadmap de Quality Companion ayuda a definir las fases del proyecto y organizar y manejar diferentes herramientas de proyecto en una sola ubicación fácilmente accesible.

Con los diagramas de espina de pescado disponibles en Quality Companion, Everly esquematizó las debilidades del sistema actual para registrar, ordenar y vender las donaciones, y logró identificar oportunidades iniciales de mejora. A continuación definió el proceso en curso desarrollando un mapa en el software mencionado, lo que le permitió identificar otras maneras de optimizar el proceso y eliminar el desperdicio. Su análisis reveló que dos puntos de venta estaban olvidando registrar las donaciones y que muchas tiendas estaban codificando incorrectamente los artículos y registrando incorrectamente los costos.

Everly utilizó la información para desarrollar un nuevo proceso utilizando un sistema central computarizado de hojas de cálculo, para registrar el inventario final del día y las ventas de todos los puntos de venta de Lighthouse Mission. El sistema era fácil de usar y permitió estandarizar mucho más la presentación de la información de inventario, lo que contribuyó a mejorar la exactitud de los datos. Luego usó Quality Companion para desarrollar un mapa de estado futuro para los procesos actualizados.

Después de eso, utilizó la matriz de causa–efecto del software para analizar su mapa de estado futuro del proceso, con el fin de identificar los aspectos críticos del nuevo proceso, y dio seguimiento a las actividades del proyecto usando un diagrama de Gantt; con esto mantuvo el enfoque en la tarea.

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Las gráficas de control de Minitab Statistical Software ayudan a visualizar los datos del proceso, así como a monitorear la variación de los procesos nuevos y existentes.

“Con Quality Companion nunca me sentí perdida durante el curso de mi proyecto”, afirma Everly. “Tenía toda la información necesaria para saber adónde tenía que ir en cada momento. Todas las herramientas estaban allí y yo sabía dónde y cuándo debía utilizarlas.”

Everly está agradecida por lo que aprendió en el curso de mejora de procesos de negocio, sabe que su experiencia en 6 sigma esbelto beneficiará su carrera profesional. “Como contadora, sé que voy a encontrar problemas de proceso e inventario. Realmente siento que esta experiencia me ha dado una ventaja. Sé que podré usar lo que he aprendido aquí para ayudar a mis clientes a mejorar sus procesos.”

Aunque Lighthouse Mission aún se encuentra en las etapas iniciales de la implementación, el grupo ya está viendo los beneficios de haber establecido procesos uniformes en todas las ubicaciones. Con el nuevo sistema, Lighthouse Mission puede ver una imagen más completa de sus datos de inventario y ventas, ayudando a tomar mejores decisiones.

Mejorando los servicios de terapia ambulatoria

Lisa Hammill, estudiante de la especialización en sistemas de información gerencial en la Universidad de Indiana, trabajó con un hospital local para llevar a cabo un proyecto de 6 sigma que buscaba mejorar el proceso de reinscripción de pacientes para los servicios de terapia ambulatoria. El hospital tenía una instalación de este tipo en el sitio y tres afuera; quería optimizar el complejo proceso de reinscripción de pacientes al principio de cada año en cada una de esas instalaciones. Los procedimientos contables del hospital para los servicios de terapia ambulatoria requerían que todas las cuentas de pacientes se cerraran anualmente, y luego los pacientes actuales debían ser reinscritos al comenzar el año. Este proceso implicaba ingresar manualmente información redundante de los pacientes para crear nuevos números de cuenta.

Trabajando junto a empleados de los servicios de terapia ambulatoria, incluyendo administradores, contadores, gerentes de atención ambulatoria —e incluso un ex alumno de Jones en el curso de mejora de procesos de negocio, a quien el hospital contrató como parte de su equipo de 6 sigma esbelto—, Hammill y su equipo utilizaron el enfoque DMAIC para estructurar el proyecto.

Al igual que Everly, Hammil utilizó Quality Companion como una herramienta de administración y orientación de principio a fin. Para definir el proceso en curso, desarrolló un mapa del estado del proceso en Quality Companion y registró el tiempo que el personal empleaba en cada momento. Al mismo tiempo, Hammill y el equipo compartieron ideas sobre posibles mejoras y oportunidades para automatizar el paso de reinscripción manual, que fue identificado como un cuello de botella en el proceso y una fuente de tiempo malgastado.

“Usamos la automatización para nuestro beneficio, trabajamos con el departamento de programación de citas para pre–entregar una lista de los pacientes que vendrían en los días subsiguientes”, relata Hammill. “Esta lista de personas se podía reinscribir por adelantado, eliminando completamente el paso de reinscripción de su proceso de admisión para terapia ambulatoria.”

El equipo también se centró en eliminar otros pasos del proceso de manera que el personal de inscripción pudiera estar disponible para otros procedimientos de admisión que requieren mucho tiempo, como verificar el seguro del paciente. Una vez implementadas las mejoras en el proceso, Hammill y el equipo evaluaron el procedimiento de la reinscripción y notaron una mejora en la duración del proceso general, así como un ahorro de tiempo en muchos de los pasos individuales.

Utilizando Minitab Statistical Software, Hammill creó gráficas de control para monitorear la variación del nuevo proceso y realizó un análisis adicional de los tiempos del proceso registrados antes y después de las mejoras para demostrar que había una diferencia estadísticamente significativa.

Tras no haber tomado una clase de estadística desde los primeros años de su educación de pregrado, Hammill también usó Quality Trainer, el curso de e–learning de Minitab, para refrescar sus conocimientos de estadística y de las herramientas de análisis de datos que necesitaba para completar las distintas fases de su proyecto. “Necesitaba un buen curso de repaso, y Quality Trainer me ayudó a actualizar rápidamente mis conocimientos de estadística. Me permitió practicar lo que estaba aprendiendo en clase en mi tiempo libre.”

Hammill explica que el proyecto no sólo fue bien recibido por el hospital, incluso el departamento de terapia ambulatoria decidió aplicar los cambios en el proceso que ella y el equipo de calidad recomendaron. “Creo que abrió sus mentes con respeto a lo que se puede lograr con un proyecto de 6 sigma.”

Ofreciendo a los estudiantes un conjunto de herramientas para el futuro

Los estudiantes que toman la clase de mejora de procesos de negocio provienen de una variedad de especializaciones, incluyendo administración de empresas e ingeniería, entre otras, señala el instructor del curso.

“La gente supone que las operaciones y la gestión de la cadena de suministro como disciplina de negocios, es sólo para aquellas personas que desean trabajar en el área de manufactura y mejorar las operaciones de una fábrica”, afirma Jones. “Pero con los proyectos de los estudiantes que hemos realizado hasta ahora, hemos demostrado que existe una enorme necesidad en el sector de servicios del tipo de habilidades que tienen nuestros estudiantes.”

Mientras los estudiantes perfeccionan sus conocimientos en materia de proyectos y utilizan las herramientas de 6 sigma esbelto, Jones continúa trabajando con socios de la comunidad en busca de oportunidades para que los estudiantes adquieran una experiencia real. “Quiero correr la voz sobre lo que está haciendo la Universidad Estatal de Indiana con este curso”, señala Jones. “Realmente estamos trabajando con nuestros socios comerciales locales para llevar proyectos reales al aula y brindar a nuestros estudiantes una experiencia única y un conjunto de herramientas que puedan aplicar y usar en el futuro.”

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Los estudiantes utilizan los diagramas de espina de pescado de Quality Companion como ayuda para buscar y determinar las causas probables de los cuellos de botella en los procesos.

Nota: ¿Interesado en aprender más sobre Minitab Statistical Software? Visite www.minitab.com o establezca contacto escribiendo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..



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